Las pymes modernas no serían lo que son si no contaran con el trabajo conjunto de sus equipos de profesionales. El factor humano es, quizás junto a la tecnología, el elemento diferencial más importante en un mercado tan saturado y competitivo como el actual. Fijémonos, por ejemplo, en los departamentos de I+D+i que existen en muchas empresas. En ellos, la capacidad para generar nuevos productos, servicios o procesos depende, en gran medida, del talento de todo el grupo y de la coordinación que consigan tener entre ellos. Otro ejemplo muy gráfico es el de las plantas de fabricación, donde la interacción constante entre los miembros de distintos equipos es fundamental; por ejemplo, aprovisionamientos (compras) con fábrica (producción). En algunos casos, un retraso en los tiempos supone importantes costes para la empresa. Es claro, pues, que fomentar la colaboración entre las personas dentro de la organización es una necesidad, más que una opción.
¿Qué beneficios aporta fomentar la colaboración en la empresa?
Incremento de la productividad global de los equipos
La capacidad de un grupo de personas no es igual a la simple suma de cada una de ellas individualmente. La interacción que se produce en los trabajos o proyectos compartidos aumentan la capacidad de la suma de sus individuos. Cada persona se enriquece de las aportaciones de los otros y en lo sucesivo, tendrá más competencia y aptitud al abordar nuevas iniciativas. Por tanto, la colaboración afecta positivamente al desempeño individual y además incrementa la productividad total del equipo.
Una herramienta que facilita la colaboración de personas y que utiliza la nube como aliada es Microsoft Teams, un espacio (hub) que permite trabajar con grupos de personas que comparten proyectos y que, además, necesitan un calendario común y un correo compartido. Con esta avanzada herramienta, no importando donde se ubique cada participante, es posible realizar trabajos de forma conjunta en tiempo real. Además, tiene la posibilidad de utilizar un chat grupal o una videoconferencia, lo que la convierte en la tecnología perfecta para proyectos colaborativos de cualquier dimensión.
Ahorro económico para la empresa
El coste en desplazamientos del personal de una empresa para acudir a reuniones de trabajo (coordinación, unificar criterios, tomar decisiones…) puede ser muy alto. No solo es el coste económico que supone, sino el tiempo (coste de oportunidad) que las personas tienen que dedicar a estos desplazamientos y que no dedican a tareas más productivas. Gracias a las nuevas tecnologías, existen soluciones de colaboración que permiten compartir información (documentos, audios, vídeos…), modificarla y verificarla (discutirla) en tiempo real a través de una herramienta de videoconferencia profesional.
Skype for Business, o su nueva generación, Microsoft Teams, es la versión empresarial de la conocida aplicación de Microsoft para videollamadas. En este caso, integra una colección de funcionalidades que convierten una reunión online casi en una reunión en persona. Pantallas compartidas, mensajería instantánea, pizarra compartida para anotaciones y bocetos, grabación de reuniones… Y todo ello con una alta calidad de imagen y sonido y con total seguridad. En definitiva, una herramienta colaborativa que ahorra mucho tiempo y recursos a las organizaciones.
Optimización de los procesos de trabajo
Normalmente, los proyectos que se abordan en las empresas dependen de la participación de muchas personas. Esto requiere multitud de tareas y procesos que, si no están bien coordinados, pueden generar duplicidades, errores y retrasos. Ello se traduce en efectos negativos sobre el éxito del proyecto. Las organizaciones son conscientes de ello y para conseguir un trabajo coordinado y colaborativo óptimo crean espacios físicos o virtuales para que todos los participantes compartan la misma información, actualizada y verificada. Al compartir un mismo espacio de trabajo, se reduce la posibilidad de errores y se eliminan duplicidades. Además, aumenta el grado de compromiso con el buen fin del proyecto. La suma de todo es un proceso de trabajo más fluido, claro y con mayor oportunidad de éxito.
Una intranet corporativa (Microsoft Sharepoint) es un ejemplo de espacio colaborativo y gestión documental concebido para alojar contenidos de diverso formato que pueden ser compartidos por un número de participantes definido, incluyendo agentes externos a la empresa, como clientes y proveedores. Consta de multitud de herramientas para facilitar la colaboración (co-edición / co-autoría…), la comunicación (foros, newsfeed, calendarios compartidos…) o la gestión del conocimiento (artículos, recomendaciones, informes y cuadros de mando de análisis de negocio, etc.).
Sin embargo, ¿cómo dar coherencia a los procesos e integrar todas estas herramientas con las aplicaciones de gestión? En el caso de Microsoft, la respuesta pasa, muchas veces, por Microsoft Flow, aplicación que ayuda a automatizar flujos de trabajo incrementando el potencial de sincronización e integración natural que ofrecen las soluciones ERP y CRM de Dynamics 365.
Mejora las relaciones entre las personas
Crear un buen ambiente de trabajo, fomentar la sensación de pertenencia a un grupo, incentivar la comunicación entre todos los miembros de una empresa son objetivos fundamentales para la buena marcha de un negocio. Una filosofía de colaboración abre canales de relación entre las personas y genera vínculos positivos que se traducen en una mayor productividad. ¿Qué tipo de herramientas posibilitan todo ello?
- La gestión compartida de tareas (To-Do, Planner) ayuda a fijar pautas de trabajo, prioridades; facilita la delegación, supervisión y el trabajo conjunto por el éxito de un proyecto común,
- Una pizarra virtual contribuye a expresar ideas, conceptos e impusla la creatividad de las personas.
- En compañías grandes las redes sociales empresariales (Yammer), son un canal de comunicación ágil y directo entre personas puede ser otro espacio de colaboración empresarial. Una red social empresarial puede ser el vehículo ideal para soporte a clientes, solicitudes a proveedores, comentarios sobre proyectos o documentos y un sinfín de aplicaciones más.
Aunque en esta entrada solo se han señalado cuatro ventajas de crear espacios de colaboración en la empresa, en realidad los beneficios que aporta son muchos más, algunos de los cuales se manifiestan en el medio y largo plazo. Equipos que trabajan de forma conjunta y coordinada están más motivados a alcanzar las metas en las organizaciones, fomentan su autoestima y generarán más valor añadido en las empresas en las que trabajen. La tecnología actual, como hemos señalado, está preparada para crear y gestionar esos espacios de colaboración y contribuir así a que las personas den lo mejor de sí mismas en todo aquello que emprendan.
