9 consejos para una estrategia financiera efectiva (con la ayuda de la tecnología)

El área financiera ha superado ya, desde hace tiempo, la clásica función de la llevanza de la contabilidad y de las operaciones bancarias.

Hoy en día los directores financieros tienen ante sí verdaderos retos ya que sus funciones, dentro de la estrategia general de la organización, son esenciales y afectan al cumplimiento de los objetivos. Presentamos algunos puntos clave que creemos que toda estrategia financiera moderna debe contemplar:

1. Automatizar procesos.
Hay muchas tareas periódicas que no requieren la atención permanente del supervisor contable/financiero, como la generación de documentos fiscales, o los estados bancarios. Cada organización debe seleccionar aquellos procesos que no requieren atención específica y automatizarlos (creando alarmas en caso necesario) para centrarse en las actividades que sí generan valor para la empresa. 
 
2. Análisis de estados contables para adelantarse a las decisiones.
Tener siempre actualizado el balance y otros estados contables es una tarea decisiva para poder conocer la salud de la empresa: liquidez, tesorería, apalancamiento financiero, ratios de solvencia… Tener estos datos presentes a través de KPIs y cuadros de mandos, unidos a la capacidad predictiva de los ERP más modernos que utilizan inteligencia artificial, permiten al responsable financiero adelantarse a situaciones futuras y tomar decisiones más acertadas.
 
 
3. Gestión presupuestaria dinámica
La elaboración y seguimiento de los presupuestos de una compañía es una labor pesada, ardua y a veces inexacta. ¡Cuántos presupuestos se hacen basados en el del año anterior con ligeras variaciones! Además, suelen realizarse para todo el año, con seguimientos mensuales. La dirección financiera moderna tiene que estar basada en presupuestos dinámicos, que van modificándose conforme la situación interna/externa vaya variando. Esto permite conocer en tiempo real la situación presupuestaria y, una vez más, tomar decisiones mucho antes. Las soluciones de gestión actuales permiten “alimentar” datos de múltiples fuentes para facilitar esta tarea al responsable financiero.
 
4. Análisis de costes
La rentabilidad de una empresa siempre depende de los ingresos y los gastos. Una tarea analítica fundamental del responsable financiero (o del responsable de control de gestión si lo hay) es la de conocer cuál es la estructura de costes para cada proceso que se realice. Detectar ineficiencias o extra-costes en la empresa permite ajustar la cuenta de resultados y mejorar la rentabilidad. Ejemplos de ineficiencias se dan en procesos administrativos, en la gestión de cobros y pagos, en la financiación a corto y medio plazo o en la gestión de compras, por poner algunos ejemplos. 
 
 
5. Financiación y Tesorería
¿Cómo saber si una empresa se está financiando correctamente? ¿Optimiza el responsable financiero la tesorería? El análisis de las fuentes de financiación con la ayuda de una solución de gestión financiera nos ayuda a conocer si estamos financiándonos en exceso (y con un extra-coste) de forma externa, o si debiéramos apoyarnos en financiación propia. Establecer el nivel de tesorería adecuado (niveles mínimos nos crean problemas de pagos y niveles altos nos generan costes innecesarios) es ahora más fácil con la tecnología apropiada.
Otro aspecto importante a considerar son las inversiones estratégicas (por ejemplo, los activos fijos, como maquinaria de última generación). Saber de antemano el impacto de su incorporación al balance (y su financiación), y correlacionarlo con los ingresos y gastos, facilita una correcta toma de decisiones antes de realizar ninguna acción.
 
6. Gestión estratégica de cobros y pagos
Una empresa puede tener un buen producto o servicio, venderlo bien y ganar dinero, pero algunas veces puede conducir a situaciones financieras peligrosas. No solo hay que vender, también hay que cobrar y pagar. La labor de un responsable financiero en este área es la de asegurar que el plazo de pago sea el más largo (en general) y que el de cobro el más corto. De esta manera, se evitan cortocircuitos indeseables de tesorería. Estos periodos de cobros y pagos deben establecerse cliente por cliente y proveedor por proveedor. Integrar el software financiero y de operaciones con el CRM de ventas permite realizar esto de forma sencilla y en tiempo real, creando alarmas que avisen con antelación de posibles desfases.
 
7. Impacto financiero de decisiones tomadas en otras áreas de la empresa.
Los estados contables, si están bien realizados y actualizados, son fiel reflejo de la salud “económica” de la organización. Si dentro de ésta, en los diferentes departamentos (compras, ventas, logística…) se toman decisiones que supongan un efecto financiero, el sistema lo debe contemplar, incluso antes de que la decisión sea tomada. La utilización del software financiero para la creación de escenarios de decisión es otra de las ventajas que ofrece la tecnología actual. De esta manera, sabemos qué consecuencias concretas tiene cualquier decisión tomada en otros departamentos.
 
8. Integración con otras áreas de la empresa
Como hemos señalado, todas las actividades de la empresa tienen su impacto en las finanzas. Lo ideal es que todas las áreas estén integradas en un solo sistema, pero es clave en el área de operaciones (finanzas, fabricación, logística, compras y ventas) porque la relación es directa. También es recomendable vincular la información de un CRM que permita al director financiero realizar un seguimiento de la situación individual de cada una de las oportunidades abiertas.
 
9. Facilitar el acceso a la información
Mucha de la información de la que dispone el responsable financiero es relevante a la hora de que otros responsables tomen decisiones.
Pensemos en una reunión comercial, una negociación con un proveedor o la valoración de compra de una máquina. En estos casos, si la información no está disponible cuando se necesita, se pueden perder oportunidades, o tomar decisiones incorrectas. El director financiero tiene que contar con una solución de gestión que dé acceso a dicha información a quien la necesita, facilitando la colaboración. Y, además, debe facilitarla cuando la necesite (a través de cualquier dispositivo: smartphone, laptop, tablet…). Por suerte, los modernos ERPs tienen la opción de adquirirlo a través de una suscripción en la nube, que a las ventajas de menor coste inicial, seguridad y actualización permanente, se unen las capacidades de movilidad.
 

La tecnología como aliado estratégico

Hemos visto a lo largo de los diferentes puntos tratados cómo para la dirección financiera estratégica la tecnología juega un papel vital.
Al igual que en otros procesos de la empresa, la actividad financiera ha ido ganando en complejidad y enfrentándose a situaciones cambiantes en el mercado. Controlar y medir todas las variables que son relevantes para la toma de decisiones estratégicas sin la utilización de programas informáticos específicos resulta impensable en una organización moderna.

Recomendación: Realice una visita guiada del ERP Microsoft Dynamics NAV

Las capacidades analíticas y predictivas de los ERPs actuales simplifican las tareas y ofrecen nuevos escenarios de decisión que antes no eran posibles. Por ello, tener a la tecnología como aliada debería ser la primera decisión estratégica en la empresa. Las pymes, además, pueden acceder a ella con más facilidad que nunca, gracias a las opciones de adquisición de licencias en régimen de alquiler (pago por usuario y mes), y con la flexibilidad de incrementar o reducir los usuarios en función de la necesidad de la empresa.
La potencia y capacidades de los ERPs más modernos estaban antes solo al alcance de grandes firmas, dándoles ventajas competitivas en el mercado. Hoy, la pyme también tiene la oportunidad de contar con esta ventaja.

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