Aspace Álava

Sector: Discapacidad y Dependencia
Ubicación: Vitoria (Álava).
Solución: Atención 360 - Microsoft Dynamics
Web: www.aspacealava.org

Perfil del cliente
ASPACE-ÁLAVA tiene por misión mejorar la calidad de vida de las personas con parálisis cerebral y alteraciones afines con el objetivo de favorecer su inclusión social, acompañando a las familias de las personas afectadas en todo su ciclo vital.
 
Situación inicial
Necesidad de agilizar las actividades diarias de la entidad, tanto en el aspecto de atención directa a usuarios como en la gestión asociativa y de promoción, a través de una herramienta que consolide la información y genere reportes automáticos.

Solución
Implementación de Atención 360 - Microsoft Dynamics.

Beneficios

  • Consolidación de la información.
  • Agilidad para obtener y transmitir información.
  • Mayor agilidad en el trabajo diario.
  • Mejora en la coordinación y colaboración entre profesionales.
  • Facilita las tareas de promoción y comunicación de la entidad.

“La gestión eficaz de la información nos ha permitido agilizar y mejorar la organización del trabajo. Podemos medir y cuantificar aspectos de nuestra actividad y detectar áreas de mejora.” Lourdes Altuna, Coordinadora General, Aspace-Álava.

Aspace Álava decidió implementar Atención 360 - Microsoft Dynamics CRM como plataforma para mejorar la gestión integral de su actividad asistencial a través de un sistema centralizado adaptado a su forma de trabajar. Disponer de una visión integral de la situación, características y necesidades de la persona afectada; mejorar la planificación y seguimiento de las actividades diarias; facilitar la obtención y calidad de la información y la mejora en las actividades de promoción y comunicación de la entidad, son algunas de las claves de la implementación.

SITUACIÓN INICIAL

“A raíz del plan estratégico vimos la necesidad de incorporar Microsoft Dynamics CRM como herramienta para adecuar los servicios prestados a los recursos existentes, a las necesidades de los socios y a la realidad social actual.”

ASPACE-ÁLAVA fue fundada en 1989 como organización sin ánimo de lucro por un grupo de familias sensibilizadas por la defensa de las personas afectadas por Parálisis Cerebral y alteraciones afines, con el propósito de contribuir en la mejora de su calidad de vida, su entorno familiar y fomentar su integración social. Hoy en día se dedica, fundamentalmente, a asesorar tanto a familias como a la población en general, a la gestión de servicios asociativos, de ocio, y a facilitar servicios de apoyo profesional, contando para ello con un equipo multidisciplinar de profesionales (internos y externos) y con la generosa colaboración de personas voluntarias.

Su papel en la sociedad alavesa se orienta a conseguir ser un referente (ciudadanía, profesionales, instituciones públicas y privadas) en el campo de la parálisis cerebral y alteraciones afines; esto supone situar la clave de su actividad en las personas y en la gestión ágil y eficiente de la relación mantenida con todas ellas. En este contexto, la organización buscaba mejorar su plataforma informática para obtener un rendimiento mayor de sus profesionales (trabajadores sociales, fisioterapeutas, psicólogos, personal de administración, voluntarios etc.) optimizando los recursos disponibles y añadiendo valor agregado a la información asistencial, asociativa y de promoción. A raíz de la definición del plan estratégico se vio la necesidad de sustituir la base de datos realizada a medida y se detectaron áreas de mejora en la gestión de tareas departamentales clave que tenían como origen el uso de distintos ficheros y aplicaciones que dificultaban el trabajo colaborativo y la estandarización de procesos.

SOLUCIÓN PLANTEADA

Normalmente se empleaba mucho tiempo en procesar la información y gestionar cada una de las diversas actividades realizadas por el personal de la organización. Ante esta situación, todos los departamentos analizaron los requerimientos concretos que debía cumplir la nueva aplicación, y se valoraron varios software de gestión asistencial disponibles en el mercado. Uno de los aspectos principales a la hora de seleccionar Atención 360 fue que se trata de un entorno muy similar al resto de aplicaciones de Microsoft, que se traducía en un espacio de trabajo familiar para los usuarios.

Además, por estar basado en tecnología Microsoft, se garantizaba el máximo aprovechamiento del software disponible  (Windows, Office, Skype…) y se aseguraba que la plataforma podría ampliarse conforme lo exigiera el crecimiento de la organización. La aplicación de Tipsa para el sector asistencial conjuga la ventaja de ser una herramienta específica para entidades como ASPACE-ÁLAVA con un margen de personalización a las necesidades concretas de cada organización. De esta manera,  en la actualidad, Atención 360 soporta procesos clave de ASPACE-ÁLAVA como los siguientes:

  • Procesos de atención directa y relación con terceros: El elemento central es la persona afectada y los programas o actividades en las que participa. El objetivo principal es contar con una visión global y completa de la persona para marcar un plan de actuación personalizado al incluirla en los programas / actividades que mejor se adapten a sus necesidades.Cada una de las personas afectadas lleva asociado un histórico de sus valoraciones, tanto iniciales como sucesivas; sus diagnósticos, servicios recibidos, incidencias, y las actividades de ocio y tiempo libre realizadas. Además, como parte fundamental de la actividad realizada, también se gestiona la relación con todo tipo de contactos (socios, voluntarios, miembros de la junta directiva, trabajadores, proveedores, hospitales, bancos, medios de comunicación, etc.).
  • Trabajo colaborativo de los profesionales de la entidad: Cada uno de los profesionales cuenta con un calendario de las actividades a realizar relacionadas con cada uno de los programas / servicios que presta. Estas actividades incluyen el registro y planificación de llamadas, envío de correos electrónicos, cartas, o citas (internas, con familiares, con profesionales externos…). La aplicación está muy orientada a permitir que los profesionales de ASPACE-ÁLAVA puedan trabajar de forma colaborativa, ya que cualquier registro puede ser compartido con otro usuario (por ejemplo, un psicólogo y un trabajador social pueden trabajar en la misma valoración).

  • Gestión interna, asociativa y de comunicación:
    La gestión integral de la actividad en el ámbito social también abarca actividades que no están tan relacionadas con la atención directa, como son la gestión de proyectos y subvenciones; el cobro de cuotas y servicios externos prestados; o las  actividades de RRHH. Todo ello con la posibilidad de automatizar tareas repetitivas secuenciales mediante flujos de trabajo programados. El módulo de marketing y comunicación permite gestionar las acciones de comunicación con socios, voluntarios, familiares y terceros. Además, gestiona las campañas de sensibilización social y las iniciativas de ocio y tiempo libre. Todo desde un punto de vista integral, desde la planificación de las actividades a realizar hasta las propias acciones de difusión de la campaña.

  • Otras áreas: La mejora en la planificación del servicio de transporte adaptado, el control de la disponibilidad de los recursos materiales y humanos con los que cuenta la asociación y los tiempos invertidos en cada tarea a través de partes de trabajo también contribuyen a invertir menos esfuerzos y recursos en aras de un mejor servicio asistencial.

BENEFICIOS CONSEGUIDOS

“Valoramos muy positivamente tanto la formación inicial a todos los profesionales de Aspace, como el seguimiento posterior y la disponibilidad a la hora de resolver dudas técnicas”.

La aplicación de Tipsa para entidades del ámbito asistencial es el fruto de años de experiencia y de adaptación a las necesidades concretas de  las entidades que ya se gestionan con ella.
Esta especialización facilita la comunicación entre el equipo de proyecto y los usuarios claves entorno a los cuales se va construyendo el resultado final de la implantación. Además, la plataforma de Microsoft Dynamics está totalmente integrada con las aplicaciones de Office, lo que permite una rápida adaptación en la “cultura de trabajo” de la entidad y unos plazos de puesta en marcha significativamente cortos.

Este aspecto y la agilidad para realizar actividades y compartirlas entre los profesionales reducen el tiempo empleado en tareas operativas de “bajo valor” dentro de la actividad global de ASPACE-ÁLAVA. El aspecto de gestión integral que permite la solución de Tipsa también abarca su utilización como base de datos de conocimiento, lo que permite anexar cualquier tipo de información a cualquier persona, controlar el archivo de protocolos y pautas de atención, e incorporar cualquier tipo de documentación con sus distintas versiones de cara a trámites con la administración.

Entre los beneficios más destacados por la dirección de ASPACE-ÁLAVA se encuentra la obtención de información coherente y actualizada en cada una de las áreas de la actividad. Cada usuario dentro de su estricto ámbito de actuación puede realizar búsquedas y obtener listados e indicadores de manera muy sencilla para conocer mejor las actividades realizadas, mejorar la toma de decisiones y prestar una mejor atención basada en información específica de cada persona.

“Actualmente contamos, a nivel profesional, con mayor rapidez a la hora de realizar la búsqueda y transmisión de la información, lo que agiliza el trabajo diario. Además, el programa nos permite una mejor organización del trabajo así como una contabilización real del trabajo diario y mensual y anual  que realizamos”, concluye Lourdes.