Las pymes modernas no serían lo que son si no contaran con el trabajo conjunto de sus equipos de profesionales. El factor humano es, quizás junto a la tecnología, el elemento diferencial más importante en un mercado tan saturado y competitivo como el actual. Y es que, en gran medida, la capacidad para generar nuevos productos, servicios o procesos depende, del talento de todo el grupo, de su agilidad, y de la coordinación adecuada de sus profesionales. Es claro, pues, que fomentar la colaboración entre las personas dentro de la organización es una necesidad, más que una opción. Una organización coordinada y colaborativa, capaz de trabajar con éxito en escenarios remotos (teletrabajo) conseguirá, entre otros beneficios, los siguientes:
Aumentar la productividad global de los equipos de trabajo. Agilidad operativa.
No hay duda: la capacidad de un grupo de personas no es igual a la simple suma de cada una de ellas individualmente. La interacción que se produce en los trabajos o proyectos compartidos aumentan la capacidad y calidad del trabajo individual de sus individuos. Cada persona se enriquece de las aportaciones de los otros y en lo sucesivo, tendrá más competencia y aptitud al abordar nuevas iniciativas. Por tanto, la colaboración afecta positivamente al desempeño individual y además incrementa la productividad total del equipo.
Una herramienta que facilita la colaboración de personas y que utiliza la nube de Office 365 como aliada es Microsoft Teams, un espacio (hub) que permite trabajar con grupos de personas que comparten proyectos y que, además, necesitan el uso simultáneo de recursos (archivos, calendarios, opiniones, bocetos…) y conocimiento compatido.
Ahorro: económico y tiempo
El coste de desplazamientos del personal para acudir a reuniones de trabajo puede ser, en muchas ocasiones, muy alto, no solo desde el punto de vista económico (transporte, alojamiento, manutención…), sino también, en términos de tiempo (coste de oportunidad) y riesgo en los traslados.
Gracias a las nuevas tecnologías, existen soluciones de colaboración que permiten compartir información (documentos, audios, vídeos…), editarla y verificarla (discutirla) en tiempo real a través de una herramienta de videoconferencia, llamadas y mensajería instantánea profesional que se integra por completo con las herramientas de la suite de Office 365 (correo electrónico, calendario, contactos, aplicaciones de ofimática – Word, Excel, Power Point, One Note, Forms, Planner, Yammer….-) y con múltiples aplicaciones desarrolladas por terceros o por el propio Microsoft.
¡Todo lo necesario para trabajar en línea y colaborar con eficiacia!
Microsoft Teams, es la nueva generación de Skype for Business, integra una colección de funcionalidades que convierten una reunión online casi en una reunión presencial. Ofrece un sistema robusto de videoconferencia, llamadas, manejo de pantallas compartidas, mensajería instantánea, pizarra para anotaciones y bocetos, grabación de reuniones, gestión de grupos y canales de trabajo… Y todo ello con una alta calidad de imagen y sonido y con total seguridad.
Optimizar la gestión de los contenidos y el flujo de la información
Normalmente, los proyectos que se abordan en las empresas dependen de la participación de muchas personas. Las organizaciones son conscientes de ello y para conseguir un trabajo coordinado y colaborativo óptimo crean espacios físicos o virtuales para que todos los participantes compartan la misma información, actualizada y verificada, evitando errores y duplicidades.
En la suite de Office 365, la intranet corporativa es Microsoft Sharepoint, un ejemplo de espacio colaborativo y gestión documental concebido para alojar contenidos de diverso formato que pueden ser compartidos por un número de participantes definido, incluyendo agentes externos a la empresa, como clientes y proveedores. Consta de multitud de herramientas para facilitar la colaboración (co-edición / co-autoría…), la comunicación (foros, newsfeed, calendarios compartidos…) o la gestión del conocimiento (artículos, recomendaciones, informes y cuadros de mando de análisis de negocio, etc.).
Recuerda que la herramienta para almacenar, de forma personal, archivos en la nube corporativa es OneDrive Empresarial; tu disco virtual profesional que permite sincronizar archivos guardados en entornos locales y en cloud.
Sin embargo, ¿cómo dar coherencia a los procesos e integrar todas estas herramientas con las aplicaciones de gestión? En el caso de Microsoft, la respuesta pasa, muchas veces, por Microsoft Flow, aplicación que ayuda a automatizar flujos de trabajo incrementando el potencial de sincronización e integración natural que ofrecen, entre otras, las soluciones ERP y CRM de Dynamics 365.
¡Hacer equipo!
Crear un buen ambiente de trabajo, fomentar la sensación de pertenencia a un grupo, incentivar la comunicación entre todos los miembros de una empresa son objetivos fundamentales para la buena marcha de un negocio. Una filosofía de colaboración abre canales de relación entre las personas y genera vínculos positivos que se traducen en una mayor productividad. ¿Qué tipo de herramientas de la Suite de Office 365 posibilitan todo ello?. Señalamos las siguientes:
- La gestión compartida de tareas (To-Do, Planner) ayuda a fijar pautas de trabajo, prioridades; facilita la delegación, supervisión y el trabajo conjunto por el éxito de un proyecto común.
- Una pizarra virtual contribuye a expresar ideas, conceptos e impulsa la creatividad de las personas.
- En compañías grandes las redes sociales empresariales (Yammer), son un canal de comunicación ágil y directo entre personas puede ser otro espacio de colaboración empresarial. Pensemos que una red social empresarial puede ser el vehículo ideal para soporte a clientes, solicitudes a proveedores, comentarios sobre proyectos o documentos y un sinfín de aplicaciones más.
Aunque en esta entrada solo se han señalado cuatro ventajas de crear espacios de colaboración en la empresa, en realidad los beneficios que aporta son muchos más, algunos de los cuales se manifiestan en el medio y largo plazo. Equipos que trabajan de forma conjunta y coordinada están más motivados a alcanzar las metas en las organizaciones, fomentan su autoestima y generarán más valor añadido en las empresas en las que trabajen.