Habilitar el trabajo en equipo en entornos remotos
En cualquier organización moderna, las personas son siempre el valor estratégico más importante, por encima de otros como el producto o el proceso productivo. Es el equipo humano el que marca la diferencia entre una organización dinámica e innovadora y otra simplemente pasiva y estática.
Atraer el talento, cuidarlo y fomentar su desarrollo dentro de la empresa es solo el primer paso para que las personas logren aportar lo mejor de si mismas y, mediante su crecimiento personal, consigan también potenciar la organización. Todo ello, sin importar el lugar desde el que desarrollen su actividad, bien sea las instalaciones de la compañía, o sus propios domicilios, aunque, según Eurostat, solo el 3% de los empleados españoles eran remotos en 2019. Ahora, como consecuencia del Coronavirus, pequeñas y medianas empresas; escuelas y gobiernos locales están habilitando el teletrabajo por primera vez.
Conseguir un equipo motivado e ilusionado en la empresa depende también de escuchar las necesidades de los empleados y dotarles de las herramientas tecnológicas que realmente necesitan para su desempeño diario.
La tecnología es un elemento clave para la productividad de los equipos en las pymes
“En España, según un estudio realizado por Microsoft, la tecnología tiene el potencial de casi duplicar el número de empleados altamente productivos, pasando de un 13,7% en compañías que carecen de una gran “cultura digital” a un 23,2% en las que sí cuentan con ella”, según Emilio Iturmendi, director de Small, Medium Business & Corporate Accounts en Microsoft Ibérica.
Por otro lado, según un estudio realizado por Steelcase, y en relación con España, solo el 7 % de los empleados se muestra satisfecho con su entorno de trabajo. Además, solo el 45 % declara que la empresa obtiene lo mejor de ellos y el 55 % se sienten realmente motivados.
Por tanto, es imprescindible activar los mecanismos y tecnologías que ya están disponibles para lograr que las personas trabajen de forma más adecuada y productiva. Te proponemos estas cinco formas, todas ellas compatibles entre sí.
1. Impulsar espacios de colaboración
La colaboración entre diferentes equipos y personas es un elemento que fomenta la innovación, la creatividad y el trabajo eficiente. Según un estudio de Forrester Research, el 85 % de los trabajadores afirman que tienen la tecnología adecuada que puede permitir o impedir su capacidad para colaborar de manera eficiente.
Las acciones por parte de la organización deben iniciarse con una auditoría sobre el estado de los procesos colaborativos actuales: si se comparten o no documentos, si hay posibilidad de realizar reuniones virtuales, si es posible conectarse dentro y fuera de la empresa para trabajar con otros compañeros… Y, por supuesto, si se cuenta con la tecnología adecuada que facilite todo esto. Dependiendo del resultado del diagnóstico, se realizarían los cambios necesarios, siempre contando con nuestro equipo.
Microsoft 365 incluye la aplicación Microsoft Teams, una plataforma que conecta las personas con las que trabajas para chatear, reunirse, llamar y colaborar desde un único lugar, sin importar donde esté cada uno.
2. Conciliar la vida laboral y personal de tus empleados
Una forma de motivar especialmente a tus equipos es trasmitirles que su vida personal también es importante para la organización. Y que un empleado al que se le valora también por respetar su espacio personal será más feliz y, por tanto, trabajará mejor.
El reto es analizar cómo podemos flexibilizar la jornada laboral, creando nuevos espacios de trabajo, ya sea en los trayectos trabajo-domicilio o directamente en el propio domicilio.
Cada caso será diferente; la clave es entender que la forma de trabajar hoy es diferente, y que la tecnología móvil ya permite estar activo en cualquier momento y lugar.
Un ejemplo de como cambiarán los escenarios de trabajo es que se estima que, en 2025, el 75% de los millenials que estén trabajando serán de forma móvil.
3. La productividad depende de la facilidad de uso y la adaptación de las herramientas tecnológicas que elija
Conecta personas, procesos y datos como nunca antes.
Antes de plantearse qué aplicaciones necesita tu organización, hay que preguntar a los equipos de trabajo por las funcionalidades que necesitan para un desempeño óptimo de su actividad.
Es el momento de elegir las tecnologías que ofrezcan una gestión centralizada del negocio (compras, ventas, producción, finanzas, gestión de la cadena de suministro…) accesible en todo momento desde cualquier lugar y que, además, sean rápidas de implementar, sencillas de usar y estén conectadas con las herramientas de ofimática y comunicaciones con las que trabajan cada día.
4. Priorizar siempre la calidad del trabajo frente al lugar donde se realiza.
El espacio de trabajo ha cambiado mucho en los últimos años. No es sorprendente que, según el citado estudio de Forrester Research, el 88 % de los empleados trabajan desde dos o más ubicaciones durante una semana típica, y el 21 % trabaja desde tres o más ubicaciones. El responsable de una organización sabe que conseguir resultados óptimos ya no depende del lugar donde se realiza el trabajo. La calidad tiene que ser el objetivo clave para evaluar un buen desempeño laboral.
Para lograrlo, las pymes tienen que poner a disposición de las personas las tecnologías que les permitan trabajar siempre en las mismas condiciones de seguridad, conectividad y acceso a la información que si estuviesen en su puesto fijo habitual.
Busca soluciones que permitan trabajar con y sin conexión; con dispositivos que sincronicen toda la actividad, como documentos compartidos, calendarios o correos electrónicos y, sobre todo, que tengan acceso a todas las aplicaciones que necesita para su trabajo, sin importar el lugar en el que estén. Una manera de seguir siendo productivo sin atarse a una ubicación fija.
5. Que la seguridad no sea un problema para tus equipos de trabajo.
El acceso indebido a datos confidenciales, los ataques de phishing o de ransomware, la pérdida de información por no disponer de copias de seguridad… son solo algunos ejemplos de cómo una organización puede estar expuesta a riesgos informáticos que impactan directamente en el trabajo diario de los empleados, cuando no lo paralizan.
Directamente se tiene una pérdida de productividad y de calidad en el trabajo. Hoy en día ninguna empresa, sea del tamaño que sea, puede permitirse unos riesgos tan elevados.
Los directivos que son conscientes de esas amenazas contemplan una auditoría de seguridad en sus organizaciones, evitando brechas en la seguridad de sus datos. En este sentido, implementan soluciones de seguridad que impiden, prácticamente, los ataques, y aseguran que el trabajo se puede desarrollar con total confianza, tanto en el espacio habitual como en entornos remotos.
Con el trabajo conjunto de Microsoft 365 y Dynamics 365 obtendrás un completo sistema de seguridad, productividad y administración empresarial en una única plataforma de aplicaciones integradas (ERP y CRM) fáciles de utilizar y personalizar para atender las necesidades actuales y futuras de las organizaciones.
Los directivos que son conscientes de esas amenazas contemplan una auditoría de seguridad en sus organizaciones, evitando brechas en la seguridad de sus datos. En este sentido, implementan soluciones de seguridad que impiden, prácticamente, los ataques, y aseguran que el trabajo se puede desarrollar con total confianza, tanto en el espacio habitual como en entornos remotos.
Entre las medidas adoptadas destacan las copias de seguridad automatizadas en la nube, sistemas de acceso controlado a la información empresarial, gestión extremo a extremo de equipos, dispositivos y redes, o un plan de recuperación de desastres ante posibles contingencias.
Por ello, la inversión en seguridad de la información es una de las más rentables para las organizaciones.
Microsoft 365 y Dynamics 365 ofrecen protección de los datos de la empresa en equipos, teléfonos y tablets; protección anti-phishing y otras amenazas contra la seguridad; garantías de cumplimiento legal de máximo nivel, y otras funcionalidades avanzadas de seguridad proporcionadas por Windows 10 y Azure.