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Digitalización de las organizaciones: Un fenómeno imparable ¿En qué punto de partida te encuentras?
Desde hace ya unos años estamos asistiendo, casi sin darnos cuenta, a una verdadera revolución en el uso de las nuevas tecnologías en nuestro día a día. Ahora es difícil no ver por la calle a una persona sin su smartphone, tablet o pulsera digital. Y en nuestras casas ya es habitual la fibra óptica o los aparatos domésticos conectados a internet. Lo digital invade nuestras vidas, pero… ¿qué sucede en las empresas? ¡Echa un ojo a este vídeo!
“Tres cuartas partes de los directivos españoles -más del 75%- afirma que la transformación digital será una palanca de cambio en sus organizaciones, a pesar de que en nuestro país (España) los datos muestran que solamente un tercio de las compañías están preparadas“ Siemens (2016)
Las organizaciones se van incorporando poco a poco al mundo digital; empezaron ya, hace años, con el uso de internet, la digitalización de las comunicaciones (web, correos electrónicos, calendarios compartidos…), y la gestión integrada de sus procesos más habituales, como son los administrativos y financieros. Es el primer nivel de digitalización de una organización. A partir de este punto la empresa está en condiciones de dotar de mayor complejidad a sus procesos, que le permitirán no solo automatizarlos, sino abordar nuevas capacidades que le ayuden en su estrategia corporativa.
¿Cuáles son los objetivos de una estrategia de transformación digital en la pequeña y mediana empresa?
La transformación digital de la pyme aspira a simplificar y agilizar los procesos empresariales (financieros, comerciales, productivos, logísticos…); fomentar el análisis exhaustivo de la información y el trabajo colaborativo; mantener un trato proactivo y cercano con los clientes, y generar experiencias positivas que ayuden a fidelizar. Todo ello, trabajando desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo y con datos actualizados en tiempo real, gracias a la tecnología en la nube. Estas son las premisas de las aplicaciones de negocio modernas, entre ellas Dynamics 365.
¿Cuáles son las prioridades en los procesos de digitalización de las pequeñas y medianas empresas?
Cuando el correo electrónico, el calendario, la agenda y los archivos se integran perfectamente con los datos de negocio y procesos empresariales (compras y pagos, ventas y cobros, existencias, producción, gestión financiera, logística, marketing, atención al cliente…) el usuario no necesita cambiar de herramienta (software) de trabajo, es más eficaz, evita tareas repetitivas y reduce su margen de error. Si a todo ello se le incorporan potentes capacidades analíticas y predictivas (business intelligence e inteligencia artificial), de movilidad, y la interconexión con maquinaria y dispositivos (internet de las cosas – IoT-) podremos hablar, sin duda, de una verdadera gestión integrada de la organización. Te recomendamos conocer las posibilidades de Dynamics 365 Business Central.
Se trata de establecer una relación de afinidad, confianza y compromiso (engagement) mutuo, con vistas al largo plazo. Se recomienda modernizar la forma de trabajar de los equipos de ventas a través de innovadoras soluciones CRM que se nutran de la interacción continuada y fresca con nuestro público objetivo; o el empleo de tecnologías que permiten un marketing moderno que reinvente la experiencia de compra y del servicio al cliente.
El control total de cada punto de contacto (interacción) con el cliente, desde el lead al servicio de post-venta, es posible con modernas soluciones CRM. ¿Te apetece revisar cómo Dynamics 365 for Sales y Dynamics 365 Marketing contribuyen a ello?
Auge de los proyectos de Business Intelligence (BI), Big Data, Machine Learning e Inteligencia Artificial (IA)
Si algo caracteriza a la gestión moderna de las organizaciones es el manejo de un gran volumen de datos y estadísticos (KPIs). De todos los datos recogidos en los procesos de gestión solo una mínima parte se procesa y se interpreta y, en muchos casos, se pierde la posibilidad de anticiparse a determinadas situaciones y tomar decisiones apoyadas en datos que ayuden a la empresa a conseguir nuevos objetivos de crecimiento. Si no conoces Power BI, echa un ojo a esta página.
Es imprescindible potenciar el talento y la productividad de los empleados dotándoles de espacios de trabajo colaborativos, que ofrezcan la misma experiencia de uso en dispositivos móviles y de escritorio, e integren de forma segura sistemas de correo electrónico, mensajería instantánea (chat), reuniones virtuales, calendarios compartidos, repositorios de documentación… Te invitamos a conocer el potencial de Office 365.
El resultado se traduce en una mayor flexibilidad laboral, conciliación familiar y en la gestación de un sistema centralizado de información que reúna el conocimiento y aprendizaje compartido de la empresa.
Recomendaciones para abordar con seguridad una estrategia de transformación digital en la pyme
- Es importante que el proceso innovación tecnológica esté respaldado por un asesor tecnológico que ayude a comprender las necesidades reales de digitalización y a implementarlas de manera coherente y responsable de acuerdo con las prioridades, objetivos y capacidades de inversión de la organización. Como bien apunta David Brin, científico y escritor, “el rechazo a la tecnología, al avance científico en general que experimentan muchos ciudadanos, se debe a la falta de información.” Conocer qué es lo que queremos conseguir es el primer paso para “perder el miedo” al cambio hacia la digitalización.
¿Qué consejos podemos dar como consultora informática especializada en soluciones Microsoft a aquellas empresas que buscan renovar su ERP, CRM o adoptar un nuevo sistema de business intelligence?
Algunas recomendaciones y reflexiones, basadas en nuestra experiencia, son las siguientes:
- Busca un compañero de viaje de confianza e involucra a todo tu equipo. No viajes solo en el tren de la digitalización, por pequeña que sea. Solicita colaboración externa para abordar tanto cuestiones estratégicas como tecnológicas, y establece los objetivos y prioridades a conseguir siguiendo una ruta personalizada y temporalizada.
No tengas miedo:
– La digitalización no supone “romper” con la estrategia y dinámica general de la compañía. Permite que ésta se despliegue mejor, con más información, simplificando procesos de trabajo, evitando tareas manuales repetitivas y abriendo nuevas posibilidades de análisis basados en datos.
– No es necesaria una gran inversión en infraestructura tecnológica. Los productos y servicios en la nube permiten invertir solo en lo que necesita, con un sistema de pago por usuario/mes, sin requerir en complejas infraestructuras de servidores, copias de seguridad, actualizaciones… - No es un proceso drástico, se realiza al ritmo que la empresa requiera, según sus objetivos, tamaño y sector. Se priorizan etapas y se consolidan antes de continuar avanzando.
- No genera más trabajo. Al contrario, lo simplifica, reduciendo operaciones ineficientes y dando más valor al trabajo realizado.
- Se puede dimensionar según las funcionalidades que la compañía necesite para atender a las necesidades de cada sector de actividad o función profesional.
Te invitamos a seguir leyendo qué oportunidades tienen ante sí los profesionales de las áreas de finanzas y operaciones, ventas, marketing, atención al cliente o producción / fabricación.
¿Qué beneficios consiguen las pymes con sus proyectos de transformación digital?
Muchas veces leemos en medios económicos y tecnológicos noticias interesantísimas de acerca de grandes proyectos de innovación que combinan capacidades de inteligencia artificial, realidad mixta, cálculo predictivo, escenarios colaborativos… y evidencian el potencial que tienen ante sí las grandes organizaciones para mejorar sus procesos operativos, conseguir una relación más personal con el cliente, mejorar la calidad de vida de las personas o conseguir un futuro más sostenible. ¡Son espectaculares!
Sin embargo, por su complejidad y dimensión, resultan muy lejanos a la realidad empresarial de la pequeña y mediana empresa. Te proponemos conocer la experiencia de Bodegas Cuatro Rayas. Entre otras ventajas, la empresa vallisoletana ha acortado un 25% sus tiempos de respuesta en más de 60 mercados, gestionando en torno a 2.500 hectáreas de viñedo propio y coordinando a cerca de 400 profesionales entre socios cooperativistas y trabajadores.