El último informe realizado de eAPyme (Federación de entidades asociativas de pymes y autónomos unidas para hacerlas progresar hacia la digitalización y la economía digital) sobre la transformación digital en las pymes españolas (noviembre 2019), que ha contado con la participación de empresas y organismos de varios sectores económicos, analizaba de forma exhaustiva el estado actual de la digitalización del tejido empresarial, los retos y oportunidades, así como las propuestas de actuación para un acceso a las nuevas tecnologías sobre todo de las pymes y autónomos.
Uno de los puntos que se destacan en este documento es la madurez digital alcanzada por las pymes, en especial, en la interconexión de datos y comercio electrónico. Sin embargo, apunta, todavía están lejos de aprovechar las tecnologías basadas en la nube (cloud) o en su apuesta firme por las competencias digitales del capital humano – fuente: Índice de la Economía y la Sociedad Digitales (DESI). Informe de país 2019. España–, aunque, poco a poco, se están rompiendo las tradicionales barreras que les impedían un acceso fácil a las nuevas tecnologías, adaptadas a su tamaño y sector.
En el estudio, las propias pymes apuntaban, entre otras, las siguientes causas como principales barreras para implementar las TICs en su modelo de negocio:
- Oferta de soluciones tecnológicas muy amplia y dispersa, muchas veces no adaptada a su sector y tamaño.
- Costes y tiempos de implantación altos.
- Necesidades de personal cualificado y con formación en el uso de las TICs.
Si bien, por otra parte, son conscientes de los beneficios reales y tangibles que les aporta la implantación de las nuevas tecnologías en sus organizaciones; entre otros:
- Mejora y facilita el trabajo.
- Agiliza sus procesos y operativas diarias.
- Favorece su productividad y trazabilidad.
- Facilita la colaboración con terceros y una integración vertical estratégica.
- Potencia su marca y su comunicación.
La realidad es que, poco a poco, las TICs están entrando en las pymes de todos los sectores y tamaños. A imagen y semejanza de las grandes empresas, que están consiguiendo grandes ventajas competitivas gracias a las nuevas tecnologías, las medianas y pequeñas están rompiendo las barreras que hasta ahora les frenaban en su proceso de transformación digital.
¿Qué factores han hecho accesibles las nuevas tecnologías a las pymes?
La primera barrera que debe derrumbarse es la psicológica o cultural. Históricamente siempre ha habido un rechazo hacia cualquier cambio disruptivo en el mundo de la empresa. Y siempre se ha ido adoptando el cambio cuando este demostraba su utilidad. Ocurrió en la Revolución Industrial, con la máquina de vapor; en los primeros años de la informática, o con la llegada de los primeros robots a la industria. Los tiempos de adopción a los cambios se han ido acortando, y las nuevas generaciones, nacidas en la era digital, están propiciando un cambio de mentalidad abierto a la tecnología como motor del desarrollo y el crecimiento.
En segundo lugar, la oferta de soluciones tecnológicas para la gestión se ha ido simplificando, a la vez que integrando en auténticas plataformas multifuncionales. Hoy ya no se habla solo de un ERP o un CRM como herramienta para la gestión empresarial. Hoy las empresas quieren una única plataforma que sea capaz de dar respuesta a todas sus necesidades, ya sean estas económico -administrativas, operativas (fabricación, ventas, logística…), analíticas, de o de colaboración empresarial. Y los proveedores han dado respuesta a esta necesidad creando soluciones completas, versátiles, que ayuden a tomar decisiones con confianza y, sobre todo, adaptadas al sector de actividad de cada compañía, una reivindicación muy demandada.
En tercer lugar, estaba la barrera del coste y los tiempos de implantación. En su momento, las pymes no podían dedicar muchos recursos (ni humanos ni económicos) a su modernización tecnológica. Solo las grandes organizaciones acometían estas inversiones. Desde hace un tiempo, sin embargo, el acceso a los sistemas de gestión se ha democratizado. Por una parte, el uso del Software como Servicio (SaaS) fundamentado en la nube evita complejas instalaciones en los servidores locales tradicionales, facilita y reduce el tiempo de despliegue, y posibilita el acceso seguro a la información, prácticamente desde cualquier lugar y dispositivo con acceso a internet. Además, la nueva forma de suscribirse a las soluciones a través de licencias con un pago por usuario / mes convierte estas tecnologías en costes variables para el pequeño empresario.
Como comenta Carolina Castillo, directora de Empresas y Partners de Microsoft en España, “la nube es la solución que ha conseguido democratizar el acceso a las herramientas tecnológicas más innovadoras entre organizaciones de todos los tamaños, desde pymes prácticamente unipersonales a grandes multinacionales. (…) Los clientes son cada vez más conscientes de las ventajas que aporta el Cloud tanto en ahorro de costes como en escalabilidad, seguridad e innovación, por lo que todo el crecimiento del mercado, hoy y en el futuro, estará en servicios en la nube sin ninguna duda”. Fuente: Dealer World. Enero 2020.
La última barrera es la necesidad de personal formado adecuadamente en el uso de las TICs. Es un hecho que, según un estudio de la Cámara de Comercio de España (2018), menos del 4 % de las pymes con menos de 10 empleados tienen en plantilla especialistas en TICs o dan formación en esta materia a sus empleados. Para pymes de menos de 49 empleados, los porcentajes son del 13,5 % y del 18,5 %. Cifras todavía lejos de lo necesario para que las pequeñas y medianas empresas consigan una digitalización exitosa. Ante esta realidad, tanto instituciones como empresas proveedoras de soluciones están haciendo un esfuerzo para que cualquier profesional pueda sacar el máximo partido a las soluciones tecnológicas empresariales.
Las propias herramientas son cada vez más intuitivas, y los procesos formativos iniciales (que se dan durante la fase de implantación) son cada vez más prácticos. Junto con la ayuda de las instituciones, la formación en TICs está creciendo poco a poco en las pymes y, con la llegada de las nuevas generaciones digitales a las empresas, se consolidará.
Las pymes deben poner al cliente en el centro de su proceso de transformación digital.
Más allá de cualquier consideración, y dado que las pymes tienen ya a su alcance potentes herramientas para gestionar de forma óptima cualquier proceso, se recomienda enfocar su estrategia de digitalización sin perder el foco en la experiencia del cliente. No olvidemos que el fin de cualquier empresa es conseguir clientes y ser rentable.
Conocer al cliente es el primer paso para poder ofrecerle una experiencia satisfactoria a lo largo de su relación con nuestra empresa, desde la fase de captación a la de fidelización. Esta visión centrada en el cliente permitirá detectar qué procesos son claves en la organización para poder conseguir este objetivo. Poniendo pues al cliente en el centro, las pymes deberán:
- Preguntarse qué procesos influyen en la experiencia del cliente.
- Decidir qué cambios tiene que hacer en esos procesos para que contribuyan a lograr ese objetivo.
- Analizar -con ayuda externa- qué soluciones tecnológicas son las más adecuadas para que los procesos clave se gestionen de forma óptima.
- Dotar a las personas involucradas en el uso de las nuevas herramientas de la formación necesaria para que puedan utilizarlas adecuadamente.
- Revisar el modelo elegido de forma periódica para validar su eficacia.
La clave de una buena gestión empresarial está en conectar procesos y personas.
En este sentido, las soluciones en la nube abren excelentes perspectivas a las pymes, permitiéndoles, sin grandes inversiones, contar con herramientas de gestión de primer nivel que optimizan sus procesos de negocio, simplifican los procesos analíticos para la toma de decisiones y fomentan la colaboración y la movilidad.
En este documento analizamos los retos a los que se enfrentan las pymes y revisamos cómo la nube hace más sencillo el trabajo.
Los puntos anteriores resumen, a nuestro juicio, la interconexión de las tres facetas de la transformación digital: procesos, personas y tecnología. Las tres deben alinearse para que el cambio tenga éxito.
Una vez desaparecidas las barreras que frenaban el acceso de las pymes a las nuevas tecnologías es el momento de no perder el tren y de apostar definitivamente por un cambio que no dará marcha atrás y que supone un atractivo escenario de oportunidades y crecimiento para las empresas de todos los tamaños y sectores.